Poradnik

SŁOWNIK POJĘĆ FISKALNYCH

Kasa rejestrująca
Urządzenie elektroniczne ewidencjonujące i rejestrujące w module fiskalnym sprzedaż każdego towaru lub usługi.

Fiskalizacja
Jest to proces nieodwracalny, polegający na przełączeniu kasy z trybu niefiskalnego w tryb fiskalny. W procesie tym przedstawiciel autoryzowanego serwisu kasy wprowadza do jej pamięci dostarczone przez użytkownika następujące dane: ◦stawki PTU ◦nagłówek kasy (nazwę i adres siedziby firmy , miejsce instalacji kasy) ◦NIP

Raport dobowy
Raport dobowy jest podstawowym fiskalnym raportem rozliczeniowym, który należy wykonywać codziennie po zakończeniu sprzedaży. W raporcie dobowym zawarte są informacje będące podstawą do rozliczenia podatkowego.

Raport okresowy
Raport okresowy umożliwia odczyt informacji zapisanych w pamięci fiskalnej w danym przedziale czasu. Specjalna forma tego raportu – fiskalny raport okresowy miesięczny – zawiera wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci fiskalnej w danym miesiącu oraz podsumowanie tych raportów

Obrót
Obrót to suma brutto paragonów (niezależnie od rodzaju form płatności. Opakowania zwrotne nie są wliczane do obrotu).

Utarg
Utarg to suma brutto paragonów fiskalnych (obrót) płaconych gotówką i kwot wynikających z obrotu opakowaniami zwrotnymi (przyjęcia i zwroty).

Totalizery
Totalizery – Wewnętrzne liczniki kasy, w których przechowywane są informacje o sprzedaży w poszczególnych stawkach podatkowych (A…G), liczbie wystawionych paragonów, liczbie i kwocie anulowanych paragonów itp. Totalizery są zerowane po wykonaniu raportu dobowego.

Numer ewidencyjny kasy
Numer ewidencyjny kasy to numer nadawany przez właściwy Urząd Skarbowy. Powinien być naniesiony na kasę w sposób trwały oraz odnotowany w książce kasy.

Numer unikatowy
kasy Numer unikatowy kasy – numer nadawany przez producenta, wpisany do pamięci fiskalnej w trakcie ufiskalnienia.

Pamięć fiskalna
Pamięć fiskalna jest to urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy, bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.

Paragon fiskalny
Jest to dokument fiskalny, wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży.

Wydruk niefiskalny
Jest to każdy, niezawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez urządzenie fiskalne przed jego fiskalizacją oraz każdy inny dokument niezawierający transakcji sprzedaży, dopuszczony programem pracy urządzenia do druku, poza paragonem fiskalnym, fakturą VAT i raportami fiskalnymi.

Homologacja
Homologacja to decyzja dopuszczająca do obrotu urządzenie fiskalne. Wydaje ją Prezes Głównego Urzędu Miar. Do 31 grudnia  2010 roku, decyzje wydawane były przez Ministra Finansów.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZY ZAKUPIE URZĄDZENIA FISKALNEGO?

Kasa czy drukarka fiskalna – różnice

Kasa fiskalna jest kompletnym systemem do rejestrowania sprzedaży, który może pracować samodzielnie.

Baza  towarów i usług (PLU) znajduje się wewnątrz urządzenia.

  • Drukarka fiskalna zawsze współpracuje z zewnętrznym systemem sprzedażowo-rozliczeniowym tj. np. z komputerem  wyposażonym w odpowiednie oprogramowanie.

    Warto zwrócić uwagę także na kasy systemowe, które mogą pracować samodzielnie lub jako element systemu sprzedażowego. Drukarki fiskalne i kasy systemowe najlepiej sprawdzają się w większych placówkach handlowych, gdzie ważne jest zaawansowane zarządzanie i kontrola prowadzonej działalności.

    Urządzenie z kopią elektroniczną paragonu czy z papierową?

    • Podatnicy rejestrujący obroty na urządzeniach fiskalnych są zobowiązani do przechowywania kopii paragonów przez okres 5 lat. Obecnie na rynku dostępna jest kopia papierowa oraz elektroniczna (zapisywana na karcie SD/SDHC).

      Elektroniczna kopia paragonu ma bardzo wiele zalet – pozwala uniknąć wydatków związanych z zakupem i przechowywaniem papierowych rolek papieru, ułatwia szybki dostęp do zarejestrowanych informacji, a jej zastosowanie jest bardziej ekologiczne niż drukowanie na papierze.
      Wybór urządzeń peryferyjnych
      Do urządzenia fiskalnego można podłączyć urządzenia peryferyjne takie jak np. skanery, wagi, czy czytniki kodów. Ponadto w przypadku kas i drukarek systemowych wyposażonych w porty COM, urządzeniami peryferyjnymi, podłączonymi bezpośrednio do kasy lub drukarki, można w bardzo wygodny sposób sterować z poziomu komputera.

      • Kasy i drukarki współpracują z szufladami kasjerskimi i w związku z tym warto również zwrócić uwagę na kompatybilność z interfejsami napięciowymi dostępnych na rynku szuflad tj: 6V, 12V, 18V, oraz 24V.

JAKIE TRZEBA SPEŁNIĆ WARUNKI, ŻEBY OTRZYMAĆ ZWROT ZA ZAKUP KASY FISKALNEJ?

Aby mieć prawo do otrzymania ulgi za zakup kasy fiskalnej, należy przed rozpoczęciem ewidencjonowania i fiskalizacją pisemnie powiadomić Naczelnika Urzędu Skarbowego o wszystkich instalowanych urządzeniach. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie w wymaganym terminie fiskalizacji. Następnie w ciągu 7 dni od tego faktu trzeba złożyć w US wypełniony formularz, na ogół dołączany do urządzenia. Gdy powyższe warunki zostaną spełnione należy jeszcze tylko przedstawić w Urzędzie Skarbowym oryginał faktury za zakup kasy, wraz z dowodem zapłaty i rozliczyć wydatek.

JAK UBIEGAĆ SIĘ O ZWROT PIENIĘDZY ZA ZAKUP KASY FISKALNEJ?

Podatnicy VAT ubiegający się o ulgę na kasę fiskalną mogą odliczyć należną im kwotę w rozliczeniu podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie przy zastosowaniu urządzenia, lub za kolejne okresy. Aby tego dokonać należy wpisać odpowiednią kwotę w deklaracji VAT, w polu „zakup kasy rejestrującej”. Podmioty nie będące płatnikiem VAT otrzymują zwrot na konto bankowe, w ciągu 25 dni po złożeniu wniosku do właściwego Naczelnika US.

 

Tego typu dokument powinien zawierać m.in.: dane dotyczące podatnika oraz podmiotu prowadzącego serwis urządzeń fiskalnych, który dokonał fiskalizacji kasy, a także oryginał faktury potwierdzającej zakup, wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę fiskalną. Należy również zamieścić w nim numer konta bankowego, na który zostaną przelane przez Urząd Skarbowy pieniądze.

KIEDY PODATNIK MUSI ZWRÓCIĆ ULGĘ?

W pewnych przypadkach podatnik, który otrzymał ulgę na zakup kasy fiskalnej musi ją zwrócić. Dzieje się tak, gdy naruszy warunki związane z odliczeniem kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących tj. np. gdy zaprzestanie działalności w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania – otworzy likwidację oraz ogłosi upadłość firmy, albo sprzeda przedsiębiorstwo. Zwrotu należy dokonać również gdy kasa zostanie skradziona lub utracona.
Ulgę należy zwrócić na rachunek właściwego Urzędu Skarbowego.

KOGO DOTYCZY OBOWIĄZEK POSIADANIA URZĄDZENIA FISKALNEGO?

Obowiązek prowadzenia ewidencji z wykorzystaniem kas fiskalnych określa rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 29 listopada 2012 r., które weszło w życie 1 stycznia 2013 r.
Podlegają mu podatnicy świadczący usługi na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych:
– których kwota obrotu z powyższego tytułu w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 20 tys. zł.
– którzy w poprzednim roku zaczęli osiągać obrót na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych i kwota ich obrotu przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, 20 tys zł.
– którzy po 31 grudnia 2012 zaczęli osiągać z powyższego tytułu obrót i przewidywany obrót przekroczy w roku podatkowym 20 tys. zł.

KTO JEST ZWOLNIONY Z OBOWIĄZKU EWIDENCJONOWANIA

Usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy łącznym spełnieniu warunków:
– każde świadczenie usługi udokumentowane fakturą,
– liczba wszystkich usług w poprzednim roku podatkowym mniejsza niż 50, liczba odbiorców tych usług mniejsza niż 20,
– zapłata za usługę w całości przelewem o tytule jednoznacznie wskazującym na transakcję, której dotyczy zapłata.

CZY ROZLICZANIE ŚWIADCZEŃ WYŁĄCZNIE NA PODSTAWIE KONTRAKTU Z NFZ ZWALNIA Z OBOWIĄZKU POSIADANIA URZĄDZENIA FISKALNEGO?

Udzielanie świadczeń wyłącznie na podstawie kontraktu z Narodowym Funduszem Zdrowia zwalnia z obowiązku posiadania urządzenia fiskalnego.

OBOWIĄZEK WYKONYWANIA PRZEGLĄDÓW OKRESOWYCH

Zgodnie z Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać urządzenia rejestrujące oraz stosowania tych urządzeń przez podatników, konieczne jest dokonywanie przeglądów technicznych urządzeń fiskalnych (przynajmniej raz na 24 miesiące).
Bardzo istotną sprawą jest też ścisła współpraca ze służbami serwisowymi. Serwisant ma za zadanie zamieszczać wpisy w książce kasy rejestrującej, przechowywanej w miejscu zainstalowania urządzenia

CO TO JEST I KIEDY NALEŻY WYKONAĆ RAPORT DOBOWY I MIESIĘCZNY?

W raporcie dobowym zawarte są informacje będące podstawą do rozliczenia podatkowego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli w danym dniu realizowano sprzedaż, raport dobowy należy wykonać na koniec dnia po zakończeniu sprzedaży, najpóźniej następnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży.
Urząd Skarbowy wymaga też od podatnika miesięcznych raportów sprzedaży. Jest to raport zawierający wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci fiskalnej w danym miesiącu oraz podsumowanie tych raportów. Raport miesięczny należy wykonać na koniec każdego miesiąca lub przed pierwszą sprzedażą miesiąca następnego.

ORYGINAŁY I KOPIE PARAGONÓW FISKALNYCH

Obowiązkiem podatnika rejestrującego sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej jest wydawanie paragonów fiskalnych w momencie sprzedaży, a także przechowywanie ich kopii przez okres pięciu lat, licząc od następnego roku po rozpoczęciu fiskalizacji.

NA CZYM POLEGA KONTROLA URZĄDZENIA FISKALNEGO PRZEZ PRACOWNIKA URZĘDU SKARBOWEGO?
Kontrola urządzenia fiskalnego przez pracownika Urzędu Skarbowego polega na sprawdzeniu:

  • stanu technicznego kasy
  • nienaruszalności plomb
  • prawidłowości obsługi klienta (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty)
  • dobowego raportu fiskalnego
  • zaprogramowania kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów)
  • numeru fabrycznego, unikatowego i ewidencyjnego (po nadaniu nr ewidencyjnego przez U.S. należy zapisać go trwale na obudowie kasy w widocznym miejscu)
KARY ZA UŻYTKOWANIE KASY NIEZGODNIE Z PRZEPISAMI

Za użytkowanie kasy niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa grożą następujące konsekwencje:
– utrata prawa do ulgi na zakup kasy
– utrata prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług (nie dotyczy osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe)
– grzywna o wartości do 180 stawek dziennych. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe; stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części najniższego miesięcznego wynagrodzenia w czasie orzekania w pierwszej instancji, ani też przekraczać jej czterystu krotności.